我不是大老闆,事業沒做那麼大,不會因為沒時間而要求員工要寫簡短的email描述重點。但是,我一樣很討厭看落落長的email,尤其是點開信件後,看了五行還看不到符合email主旨的重點,我就會很快速瀏覽跳過,然後關掉視窗。然後心想,這些人花這麼長的時間寫一封email,那她還有時間可以做正經事嗎?(老娘我只想知道工作進度,一點都不想知道你內心深處的秘密。)我心中永遠的OS.

可是,辦公室裡總是會出現寫email當做在寫blog用心在經營的版主」型的同事,不但常常用公用伊媚兒跟大家交心;任何寫給內部或外部的正式信件都要在每句話的最後,加上括號,以抒發內心最深處的感想。

範例:

Hello 某某某
時間過得很快,已經年底啦

關於邀請你幫忙拍短片的事

我們已經去社福機構完成訪問

目前正在整理資料


想問問你明年一月的行程
跟你談談拍攝短片的主題
如果安排在1/12-1/16這一周,還有1/19-1/21這幾天
不知你有沒有空呢??


今年贊助我們的XX企業
有邀請公關公司加入一起幫忙做宣傳
當天應該會跟我們一起過去跟你碰碰面
也了解一下拍片可能的費用
你答應幫我們拍片,大家都很高興(XXX總經理也很高興喔)

公益活動的預算通常都不多
但XX企業有特別編這筆預算
只是不知夠不夠用

如果一切順利的話,
你2月也要開工啦
所以要先跟你確認一下囉

對了,去年XX出了書,今年又出有聲版
星期一去參加新書發表會,
也遇到XX
XX現在做志工,會受邀去分享照顧經驗,
整個人看起來挺有活力
XX氣色好多了,臉色也紅潤不少
因為視力退化去學盲用電腦之類的,
竟意外出版有聲書

她們知道你明年會來幫忙都很高興喔

趁著快跟你見面了,
跟你小小地分享一下


某某某^^


範例中,出現了幾點我個人最害怕的伊媚兒問題:

第一,重點在前五行裡面完全看不到,全都是噓寒問暖打屁;

第二,可怕的括號出現了
(XXX總經理也很高興喔)。又是那種屬於內心OS,人家不開心會請你來嗎?難道人家要哭嗎?

第三,也是我個人超級超級害怕的,是在自己的屬名打上^^,這不是MSN或BBS才會出現的符號嗎?用在職場上,會不會太不專業了一點。

雖然我只是一個被副本傳送的對象,但是當我在忙碌的行程中,打開這封信的時候,就會覺得從頭到尾,不是只有中間那段約時間的事情才是整篇email的重點嗎?結果,看前看後,就也把要約的時間忘記了。而這一封email也成了junk mail的其中一封。

我有好幾次都想主動跟這位部落格版主說明,
「伊媚兒請寫重點」的重要性,但一直找不到適當的時機。深怕她無法對事不對人,整個大抓狂起來,因為過往經驗,她一抓狂就會害我一整天心情不好。沒想到就在我苦思無招對付她的時機,客戶有點當面跟她說,「某某某,請你以後的email都簡短一點,好嗎?」那位向來口齒伶俐的版主,頓時啞口無言。

至今,她寄來的email好像的確縮短了一些行數,但是有時還是會有那種
「老百姓有冤非得申」的心情寫照出現。不過,我也學會,反正我不是包青天,你的冤找別人去申吧,老娘看完重點訊息後,照樣大膽按DELETE.

而以下則為個人所喜歡的不拖泥帶水的伊媚兒方式:

某某某,你好:

我是某某單位的公關-某某某,
今日下午曾在電話裡跟你提及,希望邀請某某某能為此次某某活動做推薦,
詳細的提案內容與商品介紹請見附件。

希望某某某能協助之處為:
挑選一項商品撰文推薦:會提供商品試用,文章可本人親自撰寫或由主辦單位撰寫,可與商品合照或提供宣傳照
本次的文章將希望刊登在某某某的部落格上,同步也會在活動官網刊登。

目前已有A君及B君兩位參與,
就再麻煩你回覆,是否能夠參與此次的推薦?
若是選定商品後,後續相關事宜,我會請負責此次活動執行的某某公關某某某小姐,與你聯繫。

再次感謝你對某某單位的支持,
若有未盡事宜,歡迎隨時與我聯繫,
謝謝

某某某

為了尋找強而有力可以說服版主同事,我遍尋網路上有關這方面的討論區,無意間被我發現,跟我心有戚戚焉的網友。他很積極且正確的提出了如何正確使用email的看法,非常深得我心。

深得我心第一句名言:
個人覺得電子郵件的內容,貴在精,而不在多,精簡扼要的電子郵件,讓人容易讀,也較願意讀,試想一封1,000字的長篇大論與一封100字左右的文章,哪封郵件比較容易讀。

深得我心第二句名言:

提醒你【收件者】最好只有一個,一次同時和很多人講話很累耶!除非你是上司對下屬做佈達時,才會這樣;不要把觀眾也當成了談話的對象,觀眾就把她(他)們放到【副本(CC)】就好了。

當然還有很多深得我心的至理名言,其實這些不是律條非得遵守,但是如果大家能貼心一點往這個方向邁進,就不會有像我這樣的民怨出現。好吧,以身作則,明天上班,開始實行!!!

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